La grille des frais inhérents et d’annulation recommandée par la Conférence des arbitres se résume comme suit :
* Les frais inhérents s'appliquent dans tous les dossiers, aucun frais d'annulation si plus de 90 jours avant la date de l'audience.
* Les frais d'annulation s'appliquent notamment aux indemnités en cas de désistement, règlement total ou remise avant la date de l'audience.
L’assemblée générale annuelle de la Conférence des arbitres du Québec, tenue le 25 septembre 2011 à Mont-Tremblant, a adopté la politique suivante concernant les frais inhérents à l’arbitrage et les frais d’annulation d’un arbitrage en cas de désistement, règlement total ou remise de l’audience.
Il s’agit d’une grille uniforme à deux volets. Le premier porte sur les frais inhérents correspondant à 1.5 heure au tarif horaire de l’arbitre applicable dans tous les dossiers et indépendamment des frais d’annulation. Deuxièmement, la grille prévoit la tarification en cas d’annulation de l’audience, soit 6 heures d’indemnité au tarif horaire de l’arbitre pour une annulation entre 1 et 10 jours avant l’audience prévue, 4 heures d’indemnité entre 11 et 30 jours, 2 heures d’indemnité entre 31 et 60 jours et 1 heure d’indemnité entre 61 et 90 jours. En conséquence, les arbitres ayant adhéré à cette grille ne réclament aucune indemnité en cas d’annulation plus de 90 jours avant l’audience, seuls les frais inhérents étant applicables dans ces circonstances.
Cette politique a été développée par la Conférence des arbitres pour faire suite à la volonté unanime des parties patronale et syndicale telle qu’exprimée dans un Avis du CCTM sur les pistes de solution pour une amélioration du régime québécois d’arbitrage adopté à l’unanimité à la séance du 15 juin 2010 par le Conseil consultatif du travail et de la main-d’œuvre. Cet avis a été transmis au ministre du Travail à l’époque, M. Sam Hamad, et est accessible aux membres sur le site web de la Conférence.
Par ailleurs, la Conférence n’ayant appris l’existence de cet avis qu’au mois janvier 2011, a produit ses observations le 25 février 2011. Ce document est aussi accessible aux membres sur le site web de la Conférence. Elle a notamment pris acte de la volonté des parties de voir les grilles de frais inhérents et de frais d’annulation établis selon un barème unique et obligatoire pour tous les arbitres, car la multiplication des grilles avait pour effet de créer de la confusion et du mécontentement chez les parties.
C’est dans cette perspective que la politique concernant une grille uniforme, mais distincte en fonction des frais inhérents à l’arbitrage et des frais d’annulation d’un arbitrage, est apparue nécessaire au conseil d’administration afin de tenir compte de la réalité de la pratique arbitrale. D’abord, pour faire face aux frais découlant de l’exercice de la fonction d’arbitre, tel que constaté dans le rapport sur les frais liés à l’exercice de la fonction d’arbitrage accessible aux membres sur le site web de la Conférence et déposé en annexe aux observations de la Conférence. Ensuite, afin de tenir compte du nombre important de remises et de règlements souvent à la dernière minute, mais aussi de la nécessité d’offrir aux parties la possibilité de régler leur mésentente sans devoir assumer le paiement d’une indemnité lorsqu’elles s’y prennent longtemps d’avance. Ces réalités distinctes commandent une indemnisation en fonction de ce qu’elles doivent compenser pour permettre à l’arbitre de continuer à exercer ses fonctions en toute sérénité.
Par conséquent, c’est probablement pour ces raisons que plus de 90 % des arbitres membres de la Conférence des arbitres du Québec et, pour la plupart d’entre eux, inscrits sur la Liste annotée d’arbitres de grief présentée par le Conseil consultatif du travail et de la main-d’œuvre, en vigueur du 1er septembre 2011 au 31 août 2012, ont adhéré à cette politique.
