La Conférence des arbitres du Québec
Toute personne acceptée à ce titre par le conseil d'administration et qui remplit les conditions suivantes:
a)
i) pouvoir démontrer qu'il reçoit l'agrément des parties à l'arbitrage; l'agrément des parties se démontre, règle générale, par l'inscription à la liste annotée d'arbitres de griefs et de différends ou par le nombre de trois sentences arbitrales rendues sur nomination par les parties elles-mêmes dans une période de deux (2) à cinq (5) ans, mais se démontre aussi par tout autre facteur pertinent, aucun n'étant déterminant, qui puisse contribuer à établir que le candidat reçoit l'agrément des parties à l'arbitrage;
ii) dans tous les cas, pouvoir démontrer son impartialité; l'impartialité se démontre par la disposition à respecter les règles du Code de déontologie s'y rapportant;
b) soumettre une demande écrite à un comité d'admission formé de trois (3) membres; ce comité fera ses recommandations au conseil d'administration dont la décision sera finale; les membres du comité d'admission, à raison de un par année, sont nommés par l'Assemblée générale lors du congrès annuel et pour un terme respectif de trois (3) ans;
c) accepter de se soumettre aux statuts et règlements de même qu'au code d'éthique de la Conférence des arbitres du Québec;
d) satisfaire aux autres exigences décrétées par le conseil d'administration;
e) accepter que son nom soit inscrit sur la liste officielle de la Conférence des arbitres du Québec;
f) payer la cotisation annuelle dans le délai requis et fixé par le conseil d'administration;
g) payer la contribution annuelle au Fonds de prévoyance.
Toute personne qui a été membre de la Conférence pendant au moins dix (10) ans, qui a cessé d'agir à titre d'arbitre et qui satisfait aux conditions énumérées au paragraphe b) de l'article 2;
Le membre à la retraite doit se soumettre aux statuts et règlements de la Conférence de même qu'à son code d'éthique;
Le membre à la retraite est dispensé du paiement de la cotisation annuelle; toutefois, le conseil d'administration peut, de temps à autre, fixer un montant nominal afin de couvrir les frais administratifs y afférents;
Le membre à la retraite ne bénéficie pas du droit de vote.
Toute personne qui a été membre de la Conférence pendant au moins dix (10) ans et qui a cessé d'agir en qualité d'arbitre;
De plus, cette personne doit avoir apporté une contribution notable auprès de la Conférence ou de l'institution de l'arbitrage. Cette personne devra être proposée par dix (10) membres en règle de la Conférence auprès du comité d'admission qui fera ses recommandations au conseil d'administration dont la décision sera finale;
Le membre honoraire doit se soumettre aux statuts et règlements de la Conférence de même qu'à son code d'éthique;
Le membre honoraire est dispensé du paiement de la cotisation annuelle; toutefois, le conseil d'administration peut, de temps à autre, fixer un montant nominal afin de couvrir les frais administratifs y afférents;
Le membre honoraire ne bénéficie pas du droit de vote.
Promouvoir des politiques efficaces dans les conflits de droits et d'intérêts dans le meilleur intérêt des parties, à savoir les employeurs, les syndicats et les salariés;
Établir des règles d'éthique justes et valables;
Être le porte-parole de ses membres auprès du Conseil consultatif du Travail et de la Main-d'Oeuvre du Québec ou de tout autre organisme pouvant être créé qui aurait une influence sur la réglementation des conflits de travail au Québec;
Promouvoir la formation professionnelle nécessaire aux arbitres;
Défendre et faire valoir les opinions et les objectifs de la Conférence et les intérêts de ses membres;
Promouvoir l'adoption de politiques efficaces et encourager la recherche en matière de solution de conflits en relations de travail.
L'assemblée générale des membres doit avoir lieu au plus tard au cours du mois de novembre de chaque année.
Le conseil d'administration peut convoquer toute autre assemblée générale spéciale jugée nécessaire à la bonne marche de la Conférence.
Dix (10) membres peuvent demander au conseil d'administration de convoquer une assemblée générale spéciale. Cette demande doit être formulée par écrit et mentionner le ou les sujets devant être étudiés à cette réunion spéciale. Le conseil d'administration doit convoquer l'assemblée dans les trente (30) jours suivant la réception de la demande.
Au cours d'une assemblée générale spéciale, seules les questions mentionnées dans la demande de convocation et dans la convocation elle-même peuvent faire l'objet de discussion et de décision, à moins que tous les membres de la Conférence soient présents et y consentent.
Le quorum pour tenir une assemblée générale est de quinze (15) membres.
La Conférence des arbitres est dirigée par un conseil d'administration.
Ce conseil est composé de sept membres élus pour deux ans. Ce sont : le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier et trois administrateurs.
L’assemblée annuelle où sont élus le trésorier et deux des administrateurs se tient en alternance avec celle où sont élus le président, le vice-président, le secrétaire et l’autre administrateur.
Le mandat du trésorier élu lors de l’assemblée annuelle 2016 est d’une durée d’un an.
Le président ne peut être élu pour deux mandats. Le président sortant a cependant le droit de se présenter à un autre poste du conseil d'administration. Si le président sortant décide de ne pas se présenter à un autre poste du conseil d'administration, il en demeure membre ex officio pour une période de deux ans. Un président sortant peut être de nouveau candidat au poste de président après quatre ans de la fin de son terme.
Le quorum du conseil d'administration est de quatre membres. Le président a un vote additionnel en cas de partage des voix.
Le conseil d'administration doit toujours faire un rapport annuel à l'assemblée générale des membres et il doit mettre en application les décisions prises par l'assemblée générale des membres de la Conférence.
Le président : le président est le principal dirigeant et porte-parole de la Conférence. Il a la responsabilité générale de la bonne marche des affaires de la Conférence qu'il dirige entre les séances du conseil d'administration. Il signe tous les documents officiels et préside les assemblées générales et les assemblées spéciales, de même que les séances du conseil d'administration.
Le président fait rapport à l'assemblée générale annuelle.
Le vice-président : le vice-président assiste le président dans l'exercice de ses fonctions de principal dirigeant et porte-parole de la Conférence et le remplace au besoin ou à son invitation.
Le secrétaire est responsable des archives de la Conférence ; il convoque l’assemblée générale, les assemblées spéciales et celles du conseil d’administration. Il consigne dans les registres de la Conférence les décisions prises à ces assemblées. Il est responsable du site internet de la Conférence et de la communication avec les membres.
Le trésorier est l’administrateur de la Conférence ; il est responsable de la caisse, de la comptabilité et des comptes bancaires de la Conférence, lesquels peuvent en tout temps faire l’objet d’une inspection par le président ou par un membre du conseil d’administration. Il soumet à l’assemblée générale le bilan financier de la conférence.
Les administrateurs : les administrateurs sont membres à part entière du conseil d'administration.
L'élection des membres du conseil d'administration se fait au scrutin secret.
Un président d'élection est d'abord nommé, en même temps qu'un secrétaire d'élection et deux scrutateurs.
Le président d'élection ouvre la mise en nomination pour le poste de président.
S'il n'y a qu'un seul candidat, il est immédiatement déclaré élu par acclamation.
S'il y a plus d'un candidat, le vote doit avoir lieu et un candidat ne sera élu que lorsqu'il aura obtenu la majorité absolue des voix exprimées.
À chaque tour de scrutin, celui des candidats qui obtient le moins de suffrages voit son nom rayé de la liste pour le prochain tour jusqu'à ce que la majorité absolue des voix exprimées soit atteinte par l'un des candidats.
Le président d'élection procède de la même façon pour l'élection du vice-président et du secrétaire-trésorier. Quant aux deux postes d'administrateurs à combler annuellement, leur élection se fait en un seul tour de scrutin et les deux candidats ayant reçu le plus grand nombre de voix sont déclarés élus.
Si une vacance se produit au sein du conseil d'administration, les membres du conseil d'administration doivent nommer un remplaçant parmi les membres de la Conférence, sans tenir d'élection, et le mandat de ce nouveau membre se termine automatiquement à l'assemblée générale annuelle qui suit cette vacance.
Les statuts ne peuvent être modifiés sans que le texte de la modification proposée n'accompagne l'avis de convocation de l'assemblée générale à laquelle telle proposition doit être soumise.
L'année financière de la Conférence des arbitres du Québec se terminera le 31 août de chaque année ou à toute autre date que le conseil d'administration pourra déterminer de temps à autre. L'assemblée générale désigne annuellement les vérificateurs ou experts comptables de la CAQ. NOTE: par décision du conseil d'administration, l'année financière se termine au 30 juin de chaque année.
Le siège social de la Conférence des arbitres du Québec est situé dans la province de Québec à l'adresse du secrétaire-trésorier ou à l'adresse déterminée par le Conseil d'Administration.
Chapitre I
Qualifications et responsabilités professionnelles
Section 1
Définitions
Dans le présent code, à moins que le contexte n'indique un sens différent, les expressions et mots suivants signifient :
a) «arbitre» : le président d'une commission, d'un conseil ou d'un tribunal d'arbitrage, l'arbitre de griefs, l’arbitre de différends ;
b) «conférence» : la Conférence des arbitres du Québec;
c) «code» : le Code de déontologie de la Conférence des arbitres du Québec;
d) « médiateur » : arbitre qui, à la demande des parties, agit comme médiateur ;
Section 2
Qualifications générales
L'honnêteté, l'intégrité, l'impartialité et une compétence générale en matière de relations du travail sont les qualités essentielles requises de tout arbitre. L’arbitre dont le comportement ne satisfait pas à l’une ou l’autre de ces qualités déroge à l’éthique professionnelle.
L'arbitre doit être disposé à décider autant en faveur d'une partie que de l'autre, sur toute question litigieuse qui lui est soumise, qu'il s'agisse d'un grief unique ou d'un ensemble de griefs.
Un arbitre qui dans une de ses décisions effectue un compromis dans le but de s'assurer des nominations futures par les parties déroge à l'éthique professionnelle.
Section 3
Qualifications particulières
L'arbitre doit refuser une nomination lorsqu'il constate, avant d'être nommé, qu'il s'agit d'une matière technique qui dépasse sa compétence.
Lorsqu'au cours du déroulement de l'enquête, l'arbitre constate que l'objet du litige dépasse sa compétence, il peut, avec la permission des parties, soit se récuser, soit obtenir l'aide technique appropriée dont il a besoin.
Section 4
Sauvegarde de l'intégrité de la fonction
L'arbitre doit se comporter avec dignité et maintenir l'intégrité de sa fonction.
L'arbitre d'expérience doit contribuer à la formation des nouveaux arbitres, lorsqu'il en est requis par la Conférence.
L'arbitre ne peut solliciter aucun mandat d'arbitrage, mais il peut faire connaître l'existence de services d'arbitrage ou de médiation.
L'arbitre est libre d'indiquer sa qualité et ses titres sur sa papeterie de bureau ou ses cartes professionnelles.
Toute note biographique d'un arbitre doit être exacte et peut comprendre toute information concernant son appartenance à des corporations professionnelles ou sociétés savantes.
Chapitre II
Devoirs envers les parties
Section 1
Respect des différents régimes d'arbitrage
L'arbitre doit respecter les principes fondamentaux régissant chaque régime d'arbitrage dans lequel il exerce sa juridiction.
Section 2
Dénonciation des conflits d'intérêt
Avant d'accepter une nomination, l'arbitre doit dénoncer aux parties tout poste qu'il détient ou qu'il a détenu à titre de conseiller, représentant, administrateur ou autre, auprès de l'employeur ou du syndicat impliqués dans le litige pour lequel sa nomination est à l'étude ou pour lequel il a été provisoirement désigné par les parties. Il doit également dénoncer aux parties tout intérêt d'ordre pécuniaire qu'il peut avoir dans ce litige.
L'arbitre qui, au cours des douze derniers mois, a agi comme procureur ou représentant d'un employeur ou d'un syndicat en matière de relations du travail doit dénoncer cet état de fait aux parties avant d'accepter une nomination à titre d'arbitre.
Un arbitre n'est toutefois pas tenu de dévoiler le nom de ses clients ou le détail de ses mandats, mais il doit indiquer d'une façon générale, à une partie qui en fait la demande, la nature du travail ainsi effectué.
L'arbitre doit également dévoiler par écrit un tel état de fait à tout organisme gouvernemental ou privé qui veut retenir ses services comme arbitre dans un système institutionnalisé d'arbitrage.
Cette condition étant réalisée, cet arbitre peut être nommé par les parties et exercer sa juridiction dans ce système d'arbitrage sans autre formalité à ce sujet.
L'arbitre doit, avant d'accepter une nomination, dénoncer aux parties toute relation personnelle ou toute autre circonstance spéciale qui risque raisonnablement de mettre en doute son impartialité d'arbitre.
L'arbitre qui ignorait une situation ou une circonstance spéciale, qui aurait normalement exigé de lui une dénonciation de conflit d'intérêt avant d'accepter sa nomination, doit dénoncer immédiatement aux parties cette situation ou cette circonstance spéciale, dès qu'elle lui devient connue. Le cas échéant s’il y a conflit d’intérêts, l’arbitre doit offrir aux parties de se récuser.
L'arbitre ne peut pas représenter un employeur, un syndicat ou toute personne en matière de droit du travail ou de relations du travail.
L'arbitre a l'obligation de dénoncer aux parties tout conflit d'intérêt qu'il peut avoir.
Après une telle dénonciation, l'arbitre peut, avec le consentement des parties, accepter, poursuivre ou exécuter son mandat d'arbitre.
Section 3
Relations personnelles avec les parties
L'arbitre doit avoir les mêmes relations avec l'une et l'autre des parties.
L'arbitre doit rendre accessible à chacune des parties tout document qui concerne le litige, à l’exception de ses notes personnelles et de ses enregistrements d’audience.
Section 4
Respect des échéances
L'arbitre doit, lorsque l'audition de la preuve est terminée et qu'il a pris le litige en délibéré, rendre sa décision à l'intérieur du délai prévu par la convention collective de travail et de celui du Code du travail ou selon toute autre entente intervenue avec les parties.
L'arbitre doit, lorsqu'il n'est pas possible pour lui de rendre sa décision dans le délai prévu, aviser immédiatement et par écrit les parties de cette situation et leur demander une extension de délai.
Section 5
Facturation des honoraires et déboursés
L'arbitre doit respecter, lorsqu'il établit ses honoraires, les principes d'intégrité qui gouvernent son travail et sa fonction.
L'arbitre doit, sur demande d'une partie, divulguer sa méthode de facturation des honoraires et déboursés.
L'arbitre doit, sur demande écrite faite par une partie, fournir un état détaillé du temps consacré à un litige et des déboursés occasionnés par ce dernier.
Chapitre III
Décision de l'arbitre
L'arbitre ne peut divulguer la teneur d'une décision avant de l'avoir communiquée simultanément aux parties.
L'arbitre ne peut interpréter sa propre décision, sans le consentement des parties.
L'arbitre ne peut participer d'aucune façon à l'exécution judiciaire d'une décision qu'il a rendue.
L'arbitre a le droit d'intervenir et de défendre son intégrité professionnelle dans toute procédure mettant en cause une décision qu'il a rendue.
Chapitre IV
Syndic
Le syndic et le syndic adjoint sont investis de la responsabilité de traiter les plaintes relatives aux manquements au Code de déontologie.
Le syndic et le syndic adjoint sont élus alternativement pour deux (2) ans par l’assemblée générale annuelle des membres. Ils assument les responsabilités découlant de leur charge en toute indépendance. Le syndic reçoit les plaintes et partage les dossiers entre lui et le syndic adjoint. Ils doivent s’assurer de prendre les mesures nécessaires visant à préserver en tout temps la confidentialité du contenu des dossiers.
Toute plainte alléguant un manquement au Code de déontologie commis par un arbitre doit être soumise au syndic de la Conférence.
Sur réception de la plainte, le syndic ou le syndic adjoint, si ce dernier est chargé du dossier, en avise aussitôt l’arbitre.
Il procède par la suite à l’examen de la plainte afin de s’assurer que celle-ci est recevable. Si elle ne l’est pas ou s’il est d’avis qu’elle est frivole ou manifestement non-fondée ou que son importance ne justifie pas la tenue d’une enquête, il avise le plaignant et l’arbitre qu’il ne donne pas suite à la plainte.
Dans le cas contraire, il procède à une enquête selon les moyens qu’il juge les plus appropriés. Si d’autres manquements sont subséquemment rapportés par le plaignant, ceux-ci font également l’objet de son enquête. L’arbitre est avisé de ces nouvelles allégations afin de pouvoir livrer sa version.
À toute étape de son enquête, il peut tenter de favoriser une conciliation entre les parties. Lorsque la plainte émane d’un membre de la Conférence, il doit obligatoirement commencer son intervention en tentant de régler l’affaire à la satisfaction des parties.
Si la conciliation n’a pas été possible ou a échoué et qu’au terme de son enquête il constate que les manquements visés par la plainte contreviennent à première vue au Code de déontologie, il en saisit le Comité de discipline par un rapport écrit. Il avise le plaignant et l’arbitre, par écrit, de sa décision de saisir le Comité de discipline de la plainte.
Le syndic, le syndic adjoint ou un arbitre désigné par l’un d’eux ou à leur connaissance, assiste le liquidateur ou le cessionnaire des dossiers en cas de décès d’un arbitre. Il offre son soutien pour administrer les dossiers de l’arbitre, dresser les notes d’honoraires et, le cas échéant, prendre les décisions appropriées pour compléter les arbitrages en cours, avec l’accord des parties aux dossiers.
Il agit de même, en cas d’incapacité d’un arbitre, à l’égard du mandataire chargé d’administrer leurs biens ou du cessionnaire des dossiers.
Lorsqu’aucun liquidateur, mandataire ou cessionnaire n’a été désigné, il peut prendre toute décision qui lui paraît dans le meilleur intérêt des parties, en collaboration avec les héritiers ou la famille de l’arbitre.
Lorsque le syndic ou le syndic adjoint s’occupe de l’administration des dossiers de l’arbitre décédé ou incapable, il a droit à des honoraires fixés par le conseil d’administration de la Conférence en fonction du temps qu’il y consacre.
Ces honoraires sont versés à partir du Fonds d’administration générale de la Conférence ou à partir d’un Fonds spécial constitué par le conseil d’administration.
Le syndic et le syndic adjoint présentent leur rapport d'activités à l'assemblée générale annuelle.
Chapitre V
Comité de discipline
Le Comité de discipline est composé de cinq (5) membres dont un président élu pour deux (2) ans, quatre membres élus pour un (1) an.
Le Comité de discipline est saisi d’une plainte par le syndic. Lorsqu’il est saisi d’une telle plainte, le président forme avec deux (2) membres qu’il désigne un Comité chargé de convoquer les parties, de juger si la plainte est bien fondée et de prendre toute décision relative à la plainte.
Le président peut demander au conseil d’administration qu’il ou un membre soit remplacé, par une personne non-membre de la Conférence des arbitres et qui n’agit pas comme arbitre de griefs ou de différend, mais qui est membre du Barreau du Québec afin d’entendre et de disposer d’une plainte soumise par le syndic. Le conseil d’administration procède à sa nomination et convient alors des honoraires à verser audit membre remplaçant et de toutes autres modalités nécessaires.
Il est aussi loisible au président de désigner parmi les membres du Comité de discipline un membre qui agira comme président ad hoc pour entendre une plainte spécifique.
Le Comité de discipline peut demeurer saisi de la plainte malgré le fait que l’arbitre visé par la plainte démissionne de la Conférence des arbitres du Québec.
Les membres du Comité de discipline saisi d’une plainte restent en fonction jusqu’à ce qu’ils aient rendu leur décision finale. En cas de décès ou d’incapacité de l’un d’eux, un nouveau membre doit être désigné par le président.
Avec l’accord du Comité de discipline, la plainte peut être modifiée en tout temps par le syndic aux conditions nécessaires pour sauvegarder les droits des parties.
Si les circonstances d’une plainte le justifient, le président du Comité de discipline saisi de la plainte peut d’office ou sur demande d’une des parties, les convier à une conférence de gestion. Un procès-verbal de la conférence de gestion peut être dressé par le président du Comité de discipline.
Le président ou tout autre membre désigné par le président peut tenir une médiation afin que les parties tentent d’en arriver à une entente de règlement.
Le président s’assure que l’audience se tienne dans un délai raisonnable. À cet effet, il achemine à l’arbitre visé par la plainte, au syndic et au plaignant un avis d’audition d’au moins dix (10) jours avant la tenue de l’audience. Si l’une des parties ne se présente pas à la séance du Comité de discipline, ce dernier peut procéder à l’instruction de la plainte malgré cette absence.
Le président peut, à la demande d’une partie, convoquer à se présenter devant le Comité de discipline tout témoin, et ce, au moyen d’un avis préalable d’au moins cinq (5) jours.
Le président du Comité de discipline reçoit le serment des parties et des témoins.
Les séances du Comité de discipline sont publiques. Le président peut toutefois de son chef ou à la demande d’une partie, ordonner le huis clos ou rendre une ordonnance d’interdiction de divulgation, de publication ou de diffusion des renseignements ou documents qu’il indique.
Le Comité de discipline est maître de la preuve et de la procédure pour l’instruction de toute plainte. Il peut décider des moyens propres à simplifier, faciliter ou accélérer le déroulement de l’instruction ou prendre acte des admissions sur quelques faits ou document. De plus, le Comité de discipline a le pouvoir de décider de toute question de droit ou de fait nécessaire à l’exercice de sa compétence.
Le Comité de discipline doit donner à l’arbitre visé par la plainte, au syndic et au plaignant l’occasion d’être entendus.
Le Comité de discipline peut poser à l’arbitre visé par la plainte, au syndic ou au plaignant les questions qu’il croit utiles.
La décision du Comité de discipline est rendue à la majorité des membres. Elle est consignée par écrit et signée par les membres du Comité de discipline qui y souscrivent. Elle doit contenir, outre le dispositif, toute interdiction de divulgation, de publication ou de diffusion des renseignements ou documents qu’elle indique et ainsi que les motifs de cette décision. Elle doit être rendue dans les trente (30) jours de la prise de délibéré. Le président transmet à l’arbitre visé par la plainte, au syndic, au plaignant et au secrétaire de la Conférence, la décision du Comité de discipline.
Le Comité de discipline peut rejeter la plainte, réprimander l’arbitre, ordonner sa suspension de la Conférence pour une période déterminée, ordonner sa destitution de la Conférence ou rendre toutes autres décisions jugées pertinentes dans les circonstances.
Les décisions du Comité de discipline sont publiques et elles peuvent être consultées sur le site de la Conférence.
